- •活动当天把 512 张名片录进 Excel，三个月后能凭记忆叫出名字的不到 20 个——**问题不在跟进动作，在跟进之前少了「还原上下文」这一步**。
- •线索按现场交换的信息量分四层：深聊过 24 小时内首触、只换名片 3 天、只留邮箱 7 天、转介绍 30 天。**分层标准不是对方头衔**。
- •跟进三封封顶：第 4 天给价值、第 9 天给选择、第 21 天给退出。三封没回音就移出活跃池，**别发第四封**。
- •判断一条线索是否升温看 5 个动作：回复变快、问题变具体、主动给时间、抄送同事、话题从产品挪到流程。出现两个就提层。
- •500 条不按公司大小排，按信息密度、响应速度、决策距离各打 1 到 3 分，**先跟 9 分的那 60 条**。
512 行 Excel，三个月后只剩下 17 个名字
500 条线索跟不完，问题不在动作，在跟进前少了一步：把每条线索还原成可判断的上下文。没有这一步，512 行长得一样。
去年 9 月我们在无锡办了一场行业活动，签到 287 人，名片收了 500 多张——有几位是带着同事一起来的。当天晚上十一点，负责会务的同事把名片一张张拍照、核对、录进 Excel，最后一行停在 512。
三个月后我请她做一件事：关掉表格，凭记忆说出 20 个参会者的名字和公司。她说了 17 个，其中 3 个还把公司记串了。剩下的 495 行，从那天起变成了一份没人再打开的文件。
这不是她不用心。行业调研里有个数字，知识工作者大约 28% 的工作周花在邮件管理和信息查找上。活动后的跟进，本质就是一次信息查找——你得先想起来这个人是谁、当时聊了什么，才知道第二句话该说什么。
所以 500 条线索的问题，从来不是「回不回得完」，是「回的时候你在跟谁说话」。一条只有姓名和邮箱的线索，和一条带着三句现场对话的线索，跟进成本差 5 倍以上。中间差的，就是上下文。
先分四层：分层不看头衔，看现场交换了多少信息
四层线索的首触窗口分别是 24 小时、3 天、7 天、30 天。分层不看对方头衔，看你们在现场到底交换了多少句有用的话。
第一层是现场深聊过。判断标准很硬：你们站在一起超过 5 分钟，他说过一个具体麻烦——交期压不住、认证卡住、现有供应商的某批货出过问题。这类人一场活动不超过 40 个，首触放在 24 小时内，话术从他说的那个麻烦开始，别从自我介绍开始。
第二层是只换了名片。他停下来聊了两句，但你记不清内容。首触放到 3 天内，方向是帮他回忆场景：几月几日、哪个环节、当时旁边站着谁。500 条里这一层通常占一半，250 条上下，模板可以复用，但场景那一句必须一条一条改。
第三层是只留了邮箱——报名表填的、扫码领资料的、活动群里加的。首触 7 天内，别一对一硬聊，发一封内容型邮件，把现场被问得最多的 3 个问题写成答案，谁回谁就升进第二层。第四层是转介绍，首触可以放到 30 天，但第一句必须带上介绍人的名字和一句原话，这一层通常只有 10 到 20 条。
四个时间窗看着是节奏，其实是记忆曲线。24 小时内回，对方还记得你的脸；30 天后回，你只是他邮箱里第 47 封陌生邮件。同一句话，早 3 天发和晚 3 天发，回复率不是一个量级。
三轮之后停手：第 4 天、第 9 天、第 21 天
第一轮给价值，第二轮给选择，第三轮给退出。第 4、9、21 天各一次，三封没回音就移出活跃池，别再发第四封。
我现在的做法是三封封顶。第一轮在第 4 天，给一个具体的东西：一份参数对照、一个交期方案、一条他可能没注意到的政策变化。第二轮在第 9 天，给一个选择：要不要约 15 分钟电话，或者先看资料，两个选项让他回一个字就行。
第三轮在第 21 天，给一个退出。原话可以是「如果这件事暂时不在计划里，我就不打扰了，需要的时候回这封邮件就行」。这封的回复率常常比前两封高，因为人不怕被推销，怕的是被缠住。
三封之后没有回音，就把这条移出活跃池，标一个「冷」。不是删掉，是放到季度盘点的表里。我见过一个团队把 500 条全部跟到第 8 封，结果第 5 封开始收到 3 个投诉，还丢了 1 个本来在谈的客户。
停止条件要提前写下来，不然到第 4 封的时候你会给自己找理由：他上次还问过价格呢。规则不是限制你，是给情绪设一个边界——跟进的成本不只是你的时间，还有对方看到你名字时的那一下犹豫。
他有没有升温，看邮件里的 5 个动作
回复变快、问题变具体、主动给时间、抄送同事、话题从产品挪到流程——这 5 个动作里出现两个，就该把这条往前挪一层。
判断一条线索是不是在升温，别看他回没回，看他怎么回。第一个信号是回复间隔：从 5 天缩到 1 天，哪怕只回了两行，也是变化。第二个是问题变具体：从「多少钱」变成「这个规格的最小起订量是多少」。
第三个信号是他开始给时间：「下周二下午我在」。第四个是抄送：某封邮件里多了他们采购或技术的同事，说明这件事进了内部流程。第五个是话题迁移：从产品参数聊到验厂、付款方式、发票，这些是成交前才会出现的话题。
反过来，降温也有信号。回复从整段变成一个「收到」，从 1 天变成 9 天，开始用「我们内部还在讨论」这种没有主语的句子。这些不是拒绝，是优先级下降，跟进节奏应该从 3 天拉到 2 周。
这套判断靠翻邮件是翻不出来的——500 条线索，每条十几封往来，人工看不完。可行的做法是给每个联系人拉一条时间线：最近一次回复是哪天、话题停在哪、有没有承诺没兑现。线一拉出来，谁在动、谁停了，一眼就能看出来。
500 条怎么排先后：三个维度打分
不按公司大小排，按信息密度、响应速度、决策距离各打 1 到 3 分，先跟 9 分的那 60 条。
500 条一起看是看不动的，得先算出前 60 条。我的算法很简单：三个维度，每个 1 到 3 分。第一个维度是信息密度——他说过几个具体数字，比如数量、交期、预算，0 个是 1 分，3 个以上是 3 分。
第二个维度是响应速度，24 小时内回过是 3 分，一周内是 2 分，一直没回过是 1 分。第三个维度是决策距离，他是拍板的人、影响拍板的人，还是只负责执行的人。三项加起来 9 分的先跟，7 到 8 分的放到第二轮。
还有一个容易漏掉的加权：转介绍那条线，基础分直接加 2 分。原因很实际，介绍人已经替你做了一次信任背书，同样的信息密度，他的邮件打开率和回信速度都会高一截。500 条里这类人只有十几条，但漏掉一条就等于白丢一个已经热过的关系。
这些分数如果靠人填，500 行填到第 80 行就废了。牛油局走的是另一条路：把企业邮箱、EML 或索引包导入，生成一份邮件资产体检报告，把客户网络、承诺事项、风险信号提出来，再用一句话问「某家公司最近聊了什么」。正文和附件在浏览器本地处理，只在调用 AI 时发送必要上下文，原文不上传服务器，分析完可以一键删除。它不替代 CRM，也不自动发信。
常见问题
500 条只跟得过来 60 条，剩下的放弃会不会太可惜？
不可惜，因为「不跟」不等于「删掉」。500 条里真正有采购意图的本来就只有几十条，剩下的放进季度盘点的池子，7 天后发一封内容型邮件，谁回谁再进活跃名单。把 500 条平均用力，结果通常是每条都跟了半句，谁也没记住你。
活动结束一个月才想起来跟进，还来得及吗？
来得及，但要换话术。一个月后对方已经记不清现场，别写「我们上次聊得很好」，直接给一个新理由：一条政策变化、一份同类案例、一个他当时提过的问题的答案。深聊过的那批人可以补一句「上次你说的交期问题，我这边有进展了」。
用群发邮件跟进 500 条，会不会被当成垃圾邮件？
一封发给 500 人、正文里没有任何具体信息的邮件，大概率会被忽略甚至拉黑。可以群发的是内容型邮件——3 个共性问题的答案，收件人感觉不到被群发；不能群发的是首触，尤其是深聊过的那 40 个人，第一封必须一条一条写。
牛油局能帮我做线索分层吗？
它能做的是还原上下文：把邮箱里的往来整理成客户网络、承诺清单和风险信号，让你在跟进前知道这个人上次聊到哪、答应过什么。分层和话术仍然是你自己的判断——工具负责让你不用翻 300 封邮件就能做出判断。
